Dirigir una pequeña empresa de manera eficiente puede llegar a ser una tarea complicada. Si eres dueño de un negocio, seguramente pasas horas pensando cómo reducir costos sin sacrificar la calidad de tus productos o servicios. Los costos de Personal, junto con los costos de producción, son uno de los mayores costos en que incurre cada pequeña empresa.

Pero ¿Qué son los costos de Personal?

Los costos de Personal consisten en los salarios pagados a los empleados: es un gasto necesario y una muy buena inversión si son manejados correctamente. Sin embargo, si no haces un seguimiento y no controlas tus costos laborales, pueden suponer una porción significativa de tu presupuesto. Como muchos de estos gastos son cruciales para que tu empresa tenga éxito, puede ser difícil encontrar maneras de recortarlos. Pero en realidad, calcular tus costos laborales y reducirlos sin que esto dañe a tu empresa puede ser más fácil de lo que quizá estés pensando.

Muchos empresarios primerizos cometen el error de asumir que los costos de Personal son sólo los salarios (tanto salarios por hora como salarios a jornada completa). Desafortunadamente para ti, el costo de un empleado involucra mucho más que eso. Básicamente, cualquier cosa que se pueda categorizar como “relacionada con el trabajo” es parte del costo laboral y debes considerarla cuando hagas tus cálculos.  

Ahora que ya sabes lo básico sobre los costos de Personal, te estarás preguntando lo más importante:”¿Cómo puedo reducir mis costos de Personal?”

Las siguientes 10 sugerencias te pueden ayudar a reducir efectivamente los costos de Personal, independientemente de la industria a la que pertenece tu empresa.

1- Subcontrata siempre que puedas

La verdad es esta: hay muchos trabajos dentro de cualquier empresa que pueden llevarse a cabo sin tener que contratar a un empleado a tiempo completo. Para estos puestos, un profesional independiente (freelance) o una empresa que ofrezca servicios relacionados pueden ser opciones de muy bajo costo, y no requieren un sueldo fijo o beneficios. Sin embargo, debes asegurarte de que subcontratar no afecte negativamente a tu producto o servicio.

2- Reduce las tasas de rotación

Las altas tasas de rotación de empleados (es decir, el número de empleados que dejan tu empresa y la contratación de nuevo personal para equilibrarlo) pueden aumentar innecesaria y dramáticamente tus gastos debido al dinero que conlleva el proceso de contratación de nuevos empleados. Además, las altas tasas de rotación pueden afectar negativamente el tiempo de producción y la calidad del producto. La reducción de las tasas de rotación es crucial para mantener la fluidez en la producción de tu empresa y reducir el costo de Personal. La mejor manera de reducir las tasas de rotación es simplemente mantener a tus empleados contentos. Eso disminuirá las posibilidades de que dejen tu empresa en busca de una mejor oportunidad.

3- Entrena a tus empleados

Como dueño de una pequeña empresa, estás acostumbrado a tener más de una responsabilidad y a realizar varias tareas simultáneamente. Lo mismo se debería aplicar a tus empleados. Está claro que contratar a un solo empleado para realizar sólo una función es a menudo una pérdida de dinero. Si bien ciertos puestos a menudo requieren especialización, la mayoría no. Si los empleados solo están capacitados para completar un trabajo, entonces la producción puede detenerse si uno decide abandonar su puesto. Reunir a un equipo de trabajo capacitado para completar múltiples tareas a lo largo del proceso de producción puede ayudarte a reducir los costos de Personal, aumentar la eficiencia de la producción y realizar cambios sin interrumpir el flujo de trabajo. Dicho de otra manera, realmente merece la pena invertir en recursos humanos, pero debes saber exactamente cómo hacerlo. Descubrirás que no necesitas a un gran equipo para hacer prosperar tu negocio, mientras que estén debidamente entrenados (en más de una función) y motivados.

4- Evita pagar horas extra

Como dueño de una pequeña empresa, seguramente sabes que cuando se acumulan las horas extra, esto puede impactar enormemente en tus costos de Personal. Si bien hacer horas extra es necesario bajo ciertas circunstancias, estas horas pueden suponer varios miles de pesos durante todo el año. Además, debes prestar mucha atención al “robo de tiempo”. ¿Qué es eso? El robo de tiempo es cuando las empresas pagan a los empleados por el tiempo que no han trabajado. Esto puede ser algo involuntario por parte del empleado, pero debes asegurarse de realizar un seguimiento preciso del tiempo trabajado por cada uno de tus empleados. En internet puedes encontrar una variedad de aplicaciones que puedes comenzar a implementar para hacer un seguimiento del tiempo trabajado.

5- Implementa el uso de tecnología

Utiliza la tecnología para automatizar determinados procedimientos y reducir así los gastos de Personal. La tecnología centrada en la producción y la automatización evoluciona rápida y constantemente, facilitando que las pequeñas empresas utilicen estas herramientas para reducir los costos de producción. Si bien este equipo requiere mantenimiento y supervisión, puede ser mucho más económico que contratar a un empleado a jornada completa.

¿Quieres saber lo mejor? La tecnología puede ayudarte a mantener tu producción doméstica y mejorar el control de calidad. Como resultado, la automatización puede no solo permitirle reducir los costos de Personal, sino también aumentar la calidad y la eficiencia.

6- Estandariza todos los procedimientos

Para mejorar la eficiencia y el flujo de trabajo a menudo debes hacer solo una cosa: estandarizar. La estandarización de todos los procedimientos hace que aumente el rendimiento y se disminuya el tiempo de producción. Además, la estandarización puede funcionar junto con la automatización para conseguir que tu pequeña se beneficie enormemente. Incluso si eliges no utilizar la automatización de tu producción, no dejes de estandarizar tus operaciones, ya que es una manera fantástica de reducir el costo de Personal.

7- Recurre a empleados a tiempo parcial

Contratar empleados a tiempo parcial es una excelente manera de reducir costos sin tener que reducir el número de horas necesarias para completar la tarea. Si piensas que un determinado trabajo no requiere una semana de trabajo completa, contratar un empleado a tiempo parcial o dividir un trabajo de tiempo completo entre dos empleados te permitirá recortar gastos que no son necesarios.

8- Revisa los sueldos

Debes revisar constantemente lo que estás pagando a tus empleados para asegurarte de que tus sueldos están actualizados con respecto al  mercado actual. A menudo, encontrarás estás pagando a ciertos empleados más de lo que exige el mercado actual. En ese caso, debes postergar los aumentos de sueldo, o sólo aumentos estándar hasta que todo se nivele. Esto también puede darte la oportunidad de capacitar a tus empleados para tener más responsabilidades, con el fin de aumentar su valor y justificar sus sueldos actuales.

9- Elimina la redundancia

Es probable que tu pequeña empresa comience a dividirse en diferentes ramas y departamentos a medida que crece y se expande. Cuando esto sucede, muchas sucursales tienen uno o más empleados que realizan el mismo trabajo. Por lo tanto, a medida que tu empresa crezca, debes prestar especial atención a tus procedimientos operativos a fin de reducir la redundancia  (es decir, varios empleados haciendo lo mismo) tanto como te sea posible.

10- Optimiza los horarios

Por último, pero no por ello menos importante, la organización indebida del horario de trabajo a menudo hace que los costos de Personal se disparen, en particular los costos indirectos. ¿Cómo sucede esto? Las empresas muchas veces intentan organizar sus horarios de la manera más sencilla programando a sus empleados para que trabajen ciertas horas a la semana. Sin embargo, cuando se trata de un negocio de cara al público, esto a menudo conlleva que se asignen demasiadas horas durante los intervalos de tiempo en los que  las ventas son generalmente bajas, o que por el contrario se asignen pocas horas cuando el tráfico de clientes es máximo. Afortunadamente, puedes usar software de programación que facilita la optimización de este proceso. Puedes pronosticar durante qué horas tus ventas alcanzan el máximo y el mínimo nivel, para organizar mejor los horarios, y reducir así costos de Personal y ganar en efectividad.

En definitiva, para dirigir una pequeña empresa debes saber cómo maximizar tus ganancias y la reducción de los costos de Personal es uno de los métodos más efectivos para conseguirlo.

Disminuir los costos de Personal puede ayudarte a obtener una serie de beneficios, como mejorar la eficiencia de la producción, maximizar las ventas y aumentar los márgenes de ganancias. Siguiendo las 10 técnicas descritas en este artículo observarás un aumento de tus beneficios sin tener que sacrificar la calidad de tus productos o servicios.